Tietosuojaseloste
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Laatimispäivä: 5.1.2024
Tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltäviin henkilörekistereihin ja tietoihin sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä EU:n lainsäädäntöä, jota sovelletaan Suomessa.
1. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Yhteyshenkilö: Mboyo Bobunda Nadine
Puhelin: 0452201340
Sähköposti: nadine.mboyo@servicesnetto.com
2. Rekisterin nimi
– E-tunti: toiminnanohjausjärjestelmä
– Fennoa: laskutus- ja palkkahallintojärjestelmä
– Palkka.fi: palkkahallintojärjestelmä
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelemme työntekijöiden työsuhteen liittyvien oikeuksien ja velvoitteiden sekä henkilöstöhallinnon toimien hoitamiseen, kuten palkanmaksuun, työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. Käsittelemme myös työntekijöiden sijaintitietoja niin asiakkaiden kuin työntekijöiden oikeusturvan täyttämiseen, sekä työajan ja työkohteiden valvontaan ja seurantaan, palkka-aineiston muodostamiseen ja mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseen.
Käsitellään myös asiakkaiden yhteystietoja, jotka ovat olennaisia Services Neton työtehtävien ja laskutuksien sujuvaa ja turvallista toteuttamista varten.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekistereihin tallennetaan ja sen avulla käsitellään seuraavia tietoja:
• Yhteys- ja yksilöintitiedot, kuten asiakkaan/työntekijän nimi, valokuva, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja postinumero sekä asiakkaan laskutustiedot
• Tiedot työ- tai toimeksiantosopimuksesta, kuten ammattinimike, työsuhteen tila, aloituspäivämämäärä
• Tiedot palkanmaksua varten, kuten pankkitilinumero, työaikakirjanpito, sairauspoissaolotodistukset, tutkintotodistukset, työsopimukset
• Muut työsuhteeseen ja sen hoitoon liittyvät tiedot, kuten sijaintitiedot
• Muut asiakkaan/työntekijän mahdollisesti itse antamat tiedot, kuten esimerkiksi profiilikuva työntekijäsovelluksessa.
5. Rekisterin tietolähteet
Rekistereihin talletettavat tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakasilmoitusten ja työtilausten yhteydessä. Nämä voivat tulla sähköisesti erikseen suojattujen lomakkeiden, sähköpostin, puhelinkontaktin, henkilökohtaisen tapaamisen tai muun tilausdokumentin kautta kuten maksusitoumus ja palveluseteli. Työntekijän tallennetut tiedot saadaan suoraan työntekijältä itseltään työhaastattelussa ja työsopimusta allekirjoittaessa.
Rekisteriin lisättävät tiedot antavat joko asiakas tai ennalta sovittu yhteyshenkilö, jolle asiakas on luovuttanut tiedot. Työntekijä ottaa myös meihin yhteyttä tietojensa päivittämiseksi.
6. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Services Netto voi luovuttaa tietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sen yhteistyökumppaneille ja mahdollisille alihankkijoille turvatakseen E-tunti- ja Fennoa- sekä Palkka.fi- järjestelmän häiriöttömän käytön.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Services Neton käyttäjärekisterin tiedot on tallennettu E-tunti- ja Fennoa- sekä Palkka.fi- järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla.
Asiakasta/työntekijästä koskeviin asiakirjoihin tehdään palvelun kannalta riittävät ja asianmukaiset kirjaukset. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Asiakastietoja sisältävät dokumentit kuten maksusitoumukset, palvelusopimukset ja palvelusuunnitelmat tallennetaan asiakastietoja sisältävään kansioon. Asiakastietoja sisältävä kansio sekä työsopimukset ja työntekijöiden muut asiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa, johon pääsy on vain työnjohdolla. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja saamme ilman asiakkaan/työntekijän suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössämme tai sen toimeksiannosta asiakkaan palveluun tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt /ja työsuojelun viranomaiset.
8. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Asiakkaalla/työntekijällä on oikeus kieltää Services Nettoa käsittelemästä itseään koskevia tietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.
9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Asiakkaalla/työntekijällä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
10. Rekisteröidyn tietojen poistaminen
Asiakkuuteen ja muuhun yhteistyöhön liittyviä tietoja säilytetään niin kauan kuin suhteeseen liittyvät velvoitteet sitä vaativat. Muilta osin henkilötietojen tallennusajat perustuvat rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin.
Asiakkaalla/työntekijällä on oikeus pyytää Services Nettoa poistamaan esimerkiksi häntä koskevat vanhentuneet henkilötiedot.
Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Poistopyyntö voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@servicesnetto.com tai kirjeitse osoitteeseen Services Netto, Teerisuonkuja 1, 00700 Helsinki.
Poisto toteutetaan siten, että rekisteröidyn tiedot merkitään siten, ettei niitä enää käsitellä tuotantojärjestelmissä.
11. Tiedon korjaaminen
Services Netto oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon joko oma-aloitteisesti tai asiakkaan pyynnöstä. Asiakkaan/työntekijän tulee ottaa yhteyttä Services Neton rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.
12. Lisätietoja
– https://www.etunti.fi/tietosuoja/
– https://fennoa.com/tietosuojaseloste/
– https://www.palkka.fi/Ohjeet/Ohje/y/12
